Anforderungen für die Einreichung von Rechenschaftsberichten der Landes-, Bezirks- und Kreisverbände



Für die rechtzeitige Erstellung des konsolidierten Rechenschaftsberichts der Gesamtpartei für das Haushaltsjahr 2019 haben der stellvertretende Bundesschatzmeister sowie der Finanzdirektor gemäß der unten aufgeführten Beschlusslage des Bundesvorstands vom 4. Mai 2020 nachfolgende Hinweise zusammengestellt. Für die Kommunikation mit dem Bundesverband bzw. mit der Bundesgeschäftsstelle bezüglich der Erstellung des Rechenschaftsberichts 2019 ist ausschließlich folgende E-Mailadresse zu verwenden: rb-2019@afd.de.

Damit die vom Parteiengesetz sowie von unserer Finanz- und Beitragsordnung vorgegebenen Fristen eingehalten werden können, hat jeder Landesverband bis spätestens zum 31. Mai 2020 die Liste der für das Berichtsjahr 2019 rechenschaftspflichtigen Parteigliederungen (Bezirks- und/oder Kreisverbände) zu übermitteln.

Die vollständigen Rechenschaftsberichte der Landesverbände sind mit den Originalunterlagen, einschließlich aller Untergliederungen, bis spätestens zum 30. Juni 2020 für die Abholung durch die Bundesgeschäftsstelle bereitzustellen. Für die Abholung ist vorab per E-Mail an die Adresse rb-2019@afd.de ein Termin zu vereinbaren – es wird empfohlen, den Abholtermin möglichst schon vor Fristende zu vereinbaren.

Folgende Unterlagen bzw. Informationen sind von den Landesverbänden einzureichen:

  • Kontoauszüge sämtlicher Finanzkonten (Banken, Kreditkarten, PayPal u. ä.)
  • Kassenbücher
  • Belege (Rechnungen, Quittungen u. ä.)
  • Zuwendungsbestätigungen in Kopie
  • Protokolle der Kassenprüfungen und Revisionen
  • Satzungen und Finanzordnungen
  • Erbschaften und Vermächtnisse
  • Rückstellungen
  • Buchungsunterlagen (Darlehen, Anlagevermögen, Buchungsjournale, Summen- und Saldenlisten – soweit vorhanden)
  • Liste der Mandatsträger
  • Vollständigkeitserklärung des Schatzmeisters

Sobald Ihre einzureichenden Unterlagen zur Abholung bereit stehen, sind die tatsächlich vorliegenden Belege und Informationen in der zuvor schon mitgeteilten Liste der rechenschaftspflichtigen Gliederungen entsprechend zu vermerken. Diese Übersicht ist anschließend vom Landesschatzmeister zu unterzeichnen und vorab per E-Mail zu übermitteln (ebenfalls an rb-2019@afd.de).

Alle Unterlagen sind nach Untergliederungen sortiert in DIN A4-Ordnern abzuheften, in Umzugskartons einzupacken sowie transportsicher zu verschließen und zu kennzeichnen (Landesverband + laufende Nummer). Bei der Abholung muss ein verantwortlicher Vertreter des Landesverbands zugegen sein. Die Übergabe wird in einem beidseitig zu unterschreibenden Protokoll dokumentiert.

Da der Gesamtpartei bei einem unvollständigen oder fehlerhaften Rechenschaftsbericht ein erheblicher finanzieller Schaden entstehen kann, bitten wir, bei der Erstellung der Unterlagen die notwendige Sorgfalt walten zu lassen. Bei fachlichen Rückfragen können Sie sich jederzeit an den Finanzdirektor wenden.

Weiterführende Informationen:

§ 24 Parteiengesetz: www.gesetze-im-internet.de/partg/__24.html

Hinweise des Deutschen Bundestags zur Rechnungslegung nach Parteiengesetz: www.bundestag.de/parlament/praesidium/parteienfinanzierung/hinweis-244892

§§ 14/15 Finanz- und Beitragsordnung: migration20221115.afd.de/finanz-beitragsordnung/

 

 

Zugehörige Beschlusslage der Telefonkonferenz des Bundesvorstands vom 04. Mai 2020

 

TOP 3.1 – Zentrale Erfassung der Unterlagen für die Rechenschaftsberichtserstellung 2019 durch die Bundesgeschäftsstelle

Beschluss: „Der Bundesvorstand beschließt,

  1. dass zur Vorbereitung einer fristgerechten Erstellung des konsolidierten Rechenschaftsberichts 2019 der Alternative für Deutschland die für die Rechenschaftsberichtserstellung der nachgeordneten Gebietsverbände – insbesondere der Landesverbände – erforderlichen Unterlagen zuerst zentral in der Bundesgeschäftsstelle erfasst und anschließend an einen für die Buchung dieser Unterlagen sowie die Erstellung der jeweiligen Rechenschaftsberichte beauftragten Verantwortlichen oder – sofern erforderlich und/oder vereinbart – an einen externen Dienstleister weitergeleitet werden;
  2. dass der dafür erforderliche Prozess zwischen dem Bundesschatzmeister bzw. dessen Stellvertreter im Amt sowie dem Finanzdirektor und dem Bundesgeschäftsführer unter Einbeziehung der zuständigen Abteilungsleiter in der Bundesgeschäftsstelle abgestimmt und den Landesvorständen kommuniziert wird mit der Maßgabe, dass sie diese Informationen ihren nachgeordneten Gebietsverbänden unverzüglich weiterleiten;
  3. dass den Landesvorständen empfohlen wird, ihren nachgeordneten Gebietsverbänden mit Verweis auf § 15 Finanz- und Beitragsordnung mitzuteilen, dass diese nicht allein verpflichtet sind, über ihr Vermögen, ihre Einnahmen und ihre Ausgaben dem jeweiligen Landesverband gegenüber Rechenschaft abzulegen, sondern auch auf Anforderung hin die zugehörigen Buchungsunterlagen vorzulegen haben.
  4. dass beginnend mit Juni 2020 der Finanzdirektor in der monatlichen Präsenzsitzung einen festen Berichtspunkt erhält, um den jeweils aktuellen Sachstand der Erstellung/Fertigstellung/Abgabe des Rechenschaftsberichts sowie der Erstellung/Beschlussfassung/Umsetzung der Haushalts- und Finanzplanung vorzutragen.“

Begründung: Das Parteiengesetz definiert genau die Vorgaben, nach denen auch die Alternative für Deutschland ihren jährlichen Rechenschaftsbericht zu erstellen hat. Die sich daraus innerparteilich ableitenden Regeln für die Umsetzung der Vorgaben sind vor allem in den §§ 12, 14 und 15 unserer Finanz- und Beitragsordnung festgeschrieben. Daraus ergibt sich, dass die nachgeordneten Gebietsverbände bis zum 31.03. jeden Jahres gegenüber ihren Landesverbänden Rechenschaft über ihr Vermögen, ihre Einnahmen sowie ihre Ausgaben abzulegen haben. Die Landesverbände wiederum müssen ihre Rechenschaftsberichte bis zum 31.05. jeden Jahres an den Bundesverband übermitteln.
Dem Bundesverband obliegt schließlich die Gesamtverantwortung für die rechtzeitige Erstellung eines konsolidierten Rechenschaftsberichtes der Gesamtpartei, in den die 16 Rechenschaftsberichte der Landesverbände sowie der Rechenschaftsbericht des Bundesverbandes einfließen – und der vor Zuleitung an den Präsidenten des Deutschen Bundestages im Bundesvorstand beraten werden soll. Zuvor hat der Bundesverband gemäß Parteiengesetz allerdings eine namentliche lückenlose Aufstellung der jährlichen Zuwendungen zu erstellen, wofür unter anderem alle den Untergliederungen eines Landesverbands zugeflossenen Zuwendungen (Beiträge und Spenden) auf nach Gliederungen geordneten Personenkonten (je Zuwender ein Konto) zentral erfasst werden müssen.
Hierfür bedarf es in einem ersten Schritt einer zentralen Erfassung der vorhandenen Unterlagen der Gliederungen durch die Bundesgeschäftsstelle, damit der Bundesverband jederzeit einen aktuellen Überblick hat, welche Gebietsverbände schon geliefert haben und welche nicht. Dadurch wird auch eine verbesserte terminliche Koordination mit – sofern erforderlich – für die Fertigstellung zu beauftragenden externen Dienstleistern möglich.
Durch die regelmäßige Berichterstattung des Finanzdirektors soll erreicht werden, dass der Bundesvorstand Verzögerungen von Seiten einzelner Gebietsverbände bei der Lieferung ihrer Unterlagen bzw. bei der Erstellung ihrer Rechenschaftsberichte rechtzeitig erkennen und erforderlichenfalls zeitnah gegensteuern kann.

TOP 3.2 – Einheitliche Struktur für die Erstellung der Rechenschaftsberichte mit Buchhaltung durch die Bundesgeschäftsstelle beginnend ab 2021 (mit dem Rechenschaftsbericht für 2020)

Beschluss: „Der Bundesvorstand beschließt,

  1. dass für 2021 rechtzeitig eine einheitliche und für alle Gebietsverbände verbindliche Buchhaltungs- und Rechenschaftsberichtsstruktur aufgebaut wird, deren Kosten im Haushaltsplan für 2021 sowie in der Mittelfristigen Finanzplanung für 2021 bis 2023 aufzunehmen sind;
  2. dass ergänzend die Bundesgeschäftsstelle sowohl personell als auch strukturell rechtzeitig für 2021 als Buchhaltungs- und Dienstleistungszentrum in allen Finanzfragen für die Gesamtpartei ausgebaut wird, um nachgeordneten Gebietsverbänden zu ermöglichen, fristgerecht ihre Unterlagen für die Erstellung des Rechenschaftsberichts durch die Bundesgeschäftsstelle buchen und gleichzeitig für den Rechenschaftsbericht vorbereiten lassen zu können.“

Begründung: Die Vorgaben des Parteiengesetzes, nach denen auch die Alternative für Deutschland ihren jährlichen Rechenschaftsbericht zu erstellen hat, sind vor allem in den §§ 12, 14 und 15 unserer Finanz- und Beitragsordnung festgeschrieben. Um deren satzungs- und gesetzesgerechte Umsetzung zu gewährleisten, benötigt der Bundesverband einschließlich der Bundesgeschäftsstelle ausreichende personelle, finanzielle und technische Ressourcen. Ziel ist, dass beginnend mit dem Haushaltjahr 2021 und der Erstellung des Rechenschaftsberichts 2020
–   die Erfassung der Unterlagen zur Vorbereitung der Erstellung der jeweiligen Rechenschaftsberichte;
–   die erforderliche Prüfung, evtl. Nachforderung und Buchung der Unterlagen sowie
–   die Konsolidierung der Einzel-Rechenschaftsberichte zum Rechenschaftsbericht der Gesamtpartei
zentral durch die Bundesgeschäftsstelle mindestens gesteuert, möglichst aber selbst durchgeführt wird und in denjenigen Teilbereichen, in denen (noch) externe Dienstleister erforderlich sein sollten, diese beauftragt und in der Umsetzung entsprechend geführt werden.